こんにちは！たくみです。
今回ご紹介するのは、会議の進行方法です！
なぜこの話をするかというと、みなさんはこのような経験はありませんか？
他にも仕事あるのに、2時間も会議があって残業しなければいけなくなった。
この前の打ち合わせは、声の大きい人ばかりが話して全然話せなかった。
このように、普段会社などで行われる会議に対して、不満を感じる人が多いのではないでしょうか。
会議をすることは必要かもしれませんが、何時間もかけてやるのは疲れますよね。
はっきり言って、とても非効率ではないでしょうか。
でも、進行役の人も好きで長時間しているわけでもないと思います。
早く結論を出したいけど、みんなの意見がまとまらない
って思いながらしているかもしれませんね。
そのため、今回は
会議の進行方法・会議の時に使えるテクニックについてお話しします。
会議の進行が上手い人は、どのように話を進めているのか？
会議という堅苦しいイメージだけでなく、サークルの打ち合わせ・商談、はたまた恋愛相談(笑)にも使えるテクニックですので、是非読んでみてください。
そして記事の後半は、それぞれの価値観の違いを知るための心理ゲームのご紹介もしています！
今回の記事は、
・会議をする機会が多い方
・打ち合わせで進行役をやってみたい人
・長い会議とおさらばする方法を知りたい方
向けの記事となっています。
では、始めます。
会議は何のためにやるのか
そもそも会議とは、「何のためにやる」のでしょうか。
決められたお題に対して結論を出すため、会社の今後の方針を決めるため、複数の立場の人から意見を聞くため…
など、いろいろな考えがあるでしょう。
今回は、会議とは「いろんな意見を聞いてより良い答えを出すため」という認識で進めていきます。
せっかくそれぞれの仕事を持っている人たちが、時間を割いて会議に臨んでいるのであれば、生産的な活動にしていきたいですよね。
そのためには何が必要なのか、考えていきましょう。
事前準備と進行
まず最初に、会議に必要なのはなんでしょうか。
人、資料、場所、時間、役割、議題……など、いろいろありますよね。
これらのうち、最も大切なのが「事前準備」と「進行役」だと思っています。
資料作成などは会議前にやるものですが、実は、会議における基準もあらかじめ決めておくことが、会議進行のためにとても重要なことです。
そして、その基準を決める役割が進行役です。
「基準」とは…その議題にとって大切な優先順位。(例)「価格」「スピード感」「規模」…など
※「進行役が基準を決める」と説明しましたが、一人で決めるわけではなく、あくまでも会議参加者の意見をまとめる役割という意味です。
基準というのは、その議題にとって大切な優先順位のことです。
多くの人が参加する会議、いろんな意見が飛び交うでしょう。
ここで持っておかなければいけない考えは、「会議においては、全ての意見が間違いではない」ということです。
例えば、新商品開発の会議で
A案なら、一番開発費用を抑えることができます！
という人もいれば、
デザインでは、B案が今の流行をとらえています！
という人がいるとします。
A案もB案も間違いではありませんが「何を大事にしているか」軸がずれていますね。
このように「何を基準にするか」決めておかなければ、会議がいろんな方向に行ってしまいます。
それぞれに長所があるから、話がずっと平行線に進んでしまうかもしれませんね。
今回の場合、もし基準を「デザイン」に決めておけば、さっとB案に決まったかもしれません。
話を長期化させないためにも、会議は「基準」を決めることから始めてみてはいかがでしょうか。
基準を決める上で大切なこと
基準を決める上で、大切なことが2点あります。
1つ目は、「多数決で決めない」こと。
2つ目は、「妥協しない」こと。
どちらも、不平等さをなくすために大切です。
なぜ大切なのか。
それは、多数決とは、「過去の成功体験に味をしめて、惰性で繰り返しているだけ」だからです。
多数の意見＝大体の人が思いつくアイデア、ということです。
多数意見ではなく少数の意見に耳を傾けることが大事です。(少数意見を取ればいい、というわけでもありませんが。)
誰だって、自分の意見が通らずに、一方的に話を進められてはつまらないですよね？
基準を決まる場合は、お互いに納得できる基準を決めてから、討論をスタートしましょう。
進行役に大切なこと
さて、会議における基準が決まり、進行役の人が進めていくとします。
ここからは、「進行役の役割」についてご説明していきます。
進行役の役割
進行役が意識する必要がある点は、3つあります。
それは、以下の3つです。
①「承認」すること(特定の意見に加担しない)
②発言量を平等にする
③納得感で満たす(優先順位を忘れない)
どういうことなのか、例を用いてご説明します。
(例)
ここは○△会社。20〜30代向けの洋服をデザイン・販売するアパレル系の会社です。
いま、A〜Eさんが来春のトレンドに合わせた女性用新規商品の打ち合わせをしています。今回はAさんが進行役のようです。会議の進め方を見てみましょう。
A(進行役)「来春販売する商品案が、a~cの3つに絞られました。この中から、「デート」というテーマに合うよう、一つを選んでいきたいと思います。ではまずBさんの意見を聞かせてください。」
B「私はaのデザインを推します。この模様なら20代女性に受けること間違いなしです！」
C「私はaよりbが良いと思います。aのデザインでは販売価格が高めになってしまいます。その点bならリーズナブルで提供できます。」
A「なるほど、確かにaはデザイン面で優れ、bはこの中で一番安いですね。Dさんはどう思いますか？」
D「私はcのデザインが一番良いと思います。これなら「デート」のときに着て、普段と差を付けれると思います。」
A「確かに、今回のテーマを1番に考えて選んでいくことが大事ですね。では次に、Eさんは…」
いかがでしょうか。
Aさんは進行役という立場なので、全員に話を振って意見を聞いていました。
そして、それぞれの意見を否定せず、また大事なことはテーマ(基準)を1番に考えて決めることだと言っています。
もしこのときにAさんが誰かの意見に加担して話を進めていれば、他の人が不満に思うかもしれません。
また、進行役にもかかわらず基準を忘れて話を進めて、会議の方向がそれてしまうかもしれません。
声の大きい人が、自分の意見を通そうとして話を進めるのを止めるのも進行役の役目です。
進行役はあくまでも、
①「承認」すること(特定の意見に加担しない)
②発言量を平等にする
③納得感で満たす(優先順位を忘れない)
この3つを大事にして、会議を導いていく必要があります。
結論が出ない時は……
進行役の人が、上述の3点を意識して会議を進行していたとします。
しかしどうしても、話が決まらないときはどうすれば良いでしょうか。
そうなったときのためのことを、少し考えてみましょう。
方法としては、2つほどご紹介します。
まず1つ目は、「結論手前でクロージング」
先ほども書きましたが、会議のポイントは「多数決で決めない」「妥協しない」です。
話を進めても答えが出ないとき、一呼吸おいて考えてみてください。
「このまま答えを出したほうがいいのか？」
もしまだ時間に余裕がある場合は、いったん寝かせましょう。
会議が終わらない理由を明確化だけして、それを次までの課題にして次回に持ち越す。
「どうしてもいま決めなければいけないんだ！」という内容でなければ、一旦考える時間があってもいいのではないでしょうか。
そして2つ目は、『「最終決定者」を決めておく。』
進行役でもいい、そのグループで1番の上司でもいい。
ここまできたら、あとはこの人の指示に従う。
丸投げではなく、あとは信頼している人に任せてみましょう。
そこまで話が進んでいる状態であれば、みんな納得できる結果になるのではないか、と思います。
以上が会議の進行方法・テクニック紹介でした！
＋α 声の大きい人の対処法
ここで、気になっている人も多いであろう「声の大きい人」の対処法をご紹介します！
(あまり大きな声では言えないので、さくっと済ませます笑)
グループワークではあるあるだと思います↓
声の大きな人が会議の主導権を握って、自分の思い通りに進めようとする。若手がなかなか発言しにくい、意見が通りにくい…..。
結論から言います。その人は、
・言い足りない
・承認欲求が満たされない
だけです。
声の大きい人＝承認欲求を満たしたい人
なのです（持論です笑）
そのような人がいる場合、対処法はこうです。
【対処法：最初に話させる】
声の大きい人は承認欲求を満たしてあげることが先決です。
もし満たさずに話を進めると、その人はまだ話を聞く立場になっていません。
我先に、自分の話をしようとするでしょう。
そのため、最初に話をさせて満足させてあげましょう。
ここでのポイントは、その人の話に「共感」しないことです。
もし共感すれば、一人の意見が全体意見になってそのまま進んでしまいます（偏見です）。
最初に話して満足させてから、他の人の意見を聞きましょう。
L子さんゲーム(川を渡る女)
さて、一通り会議の進行方法についてご説明してきました。
上述しましたが、会議で出てくる意見は全て間違いではありません。
AさんにはAさんの意見があり、BさんにはBさんの考えがあります。
一人一人、異なる価値観を持っています。
今度は、その「価値観が人によってどのように違うのか」ということを、心理ゲームをして実感してみましょう！
今回ご紹介する心理ゲームは、「L子さんゲーム（またの名を「川を渡る女」）」です！
今からルールをご説明するので、よろしければぜひグループワークとしてやってみてください！
ルール説明
昔々あるところに、L子さんとM男くんがいました。
2人は恋人同士で、川を挟んだ隣の村に住んでいました。
ある日のこと。川の氾濫で橋が壊れ、2人は会えなくなってしまいました。
M男くんに会いたいL子さん。途方に暮れていると、B男くんが近づいてきてこう言います。
「船を持っているから、100万円くれたら向こう岸まで送ってあげるよ。」
しかし、L子さんはとてもそんな大金を払えません。
なくなく諦めるL子さん。すると今度は、同じく船を持っているS男くんが近づいてきてこう言いました。
「船で向こう岸まで送ってあげてもいいけど、その代わりに僕と一夜を共に過ごしてもらうよ」
Lさんはそれを聞いて悩みました。
しかし、どうしてもM男くんに会いたいL子さん。
悩んだあげく、S男くんの要求をのむことにしました。
こうして、L子さんは川を渡り、M男くんがいる向こう岸にたどり着きます。
L子さんに会えて、とても喜んだM男くん。
しかし同時に、どうやって来たのか気になりました。
「どうやって来たの？」M男くんはL子さんに聞きます。
本当のことを言おうか迷うL子さん。しかし、M男くんには嘘をつきたくないので正直に告白します。「実は…」
真実を知ったM男くんは、とてもガッカリしてL子さんにこう言います。
「君がそんな人だったなんて…僕はもう君とは付き合えない。」
そう言って、M男くんはL子さんに別れを告げました。
「せっかく会いに来たのに…」L子さんは悲しみに暮れます。
すると、そんなL子さんにH男くんが近づいて来てこう言いました。
「先ほどの様子を全部見ていました。僕なら、あなたの力になってあげることができる。」
そう言って手を差し伸べるH男くん。
L子さんはためらいましたが、最後にはH男くんの手をとることを決めました。
さて、ここで問題です。
【5人の登場人物(L子さん・M男くん・B男くん・S男くん・H男くん)を、好感度が高い順に並び替えなさい。】
ここでシンキング・タイムです！
この記事を読んでいる皆さんも、いったんこの問題に取り組んでみてください。
答え発表
M男くん ➡️Moral(道徳)
B男くん➡️Business(仕事)
S男くん➡️Sex(性欲)
H男くん➡️ Home(家庭)
まとめ
以上で会議の進行＋価値観のすり合わせに関するお話しを終わります！
いかがだったでしょうか。
この記事を読んだあなたは、進行役ができる人でしょうか。
まだ立場上、役職が上の人がしているのでしょうか。
「他の人がしている」と言う人は、是非この内容をオススメしてみて下さい。
この記事の内容が、これからのみなさんの仕事や打ち合わせの質を上げる助力になれば嬉しいです！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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