こんにちは！たくみです。
前回の記事では、「部下のマネジメント方法・伝え方」をご紹介していきました。
これから部下・後輩と向き合う際の参考になれば嬉しいです。
でも、このように思われた方もいたんじゃないでしょうか。
自分は分かったけど、相手もちゃんと言ったことを理解してほしいな。
確かに前回の内容は、「自分がどのようにすべきか。」という主体的な内容でした。
せっかくなら、相手にもちゃんと理解してもらいたいですよね。
そこで今回は！
「部下のマネジメント方法・伝え方 スキル編」
このように伝えれば、「信頼関係UP! 理解度UP! 部下の成長 ↗︎ !」
というスキルの紹介をしていきます！
部下(後輩)と話す時だけでなく、円滑なコミュニケーションを築くためにも非常に有効的な方法です！
是非お試しください！
今回の記事は、
・部下(後輩)の具体的なマネジメント手法を知りたい方
・人への「伝え方」が知りたい方
・コミュニケーション能力を上げたい方
向けの内容となっております！
では、始めます。
伝えるスキル4選
まずは「伝え方」についてです。
上司の人には、ただ自分の意見を言うだけでなく、部下の話を充分に聴いて、より良い方向に導いて欲しいと思っています。
そのために、話を聞きながら、部下のモチベーションをあげるような伝え方をしていきましょう。
今回は4つの方法をご紹介します。
SBFフィードバック
まず一つ目は、フィードバックの方法です。
どのような話でも、内容には伝える順番というものがあります。
より効果的に伝えれば、相手は理解が深まり円滑にコミュニケーションもとることができます。
では、話の順番とはどのようなものでしょうか？
それは、次の順番に話をするのがおすすめです。
①Situation(状況)
②Behavior(振る舞い)
③Feeling(感情)
この順番に話す方法を、SBFフィードバックといいます。
これは、部下を褒める時・叱る時、どちらにでも使える手法です。
例.「褒める時」
(例1.)
「Aさんがこの前、仕事でミスをして落ち込んでいるBくんを励ましている姿を見たよ。励まされたおかげで、Bくんは元気になって、その後の仕事を順調に終わらせていたね。あの時の行動は先輩として素晴らしかったと思うよ。」
(例2.)
「この前の打ち合わせで、進行が停滞してチームの士気が下がっていた時に、Aさんが流れを修正したね。
その効果で生産性が上がったし、チームのみんなもやる気を取り戻していた。あの時の行動はよかったね。」
具体的なイメージをつかんでいただけたでしょうか？
次に、「叱る時」にはこのように使います。
例.「叱る時」
「この前依頼していたプレゼン用の資料作成の期日は昨日までだったね。間に合わなかったけど、昨日までの進捗報告も相談もなかった。
私は相談がなかったことに対して悲しいし、今回のプレゼンが通る確率も下がったと考えている。」
いかがでしょうか？
最初に状況を振り返り、次にその時の褒める(叱る)べき行動を上げて、最後に主観の感想を述べています。こうすることにより、聞いた側には以下のような効果があります。
①内容を理解しやすくなる。
②次の仕事に活かしやすくなる。
③上司が自分のことを見ているんだという、安心感(もしくは緊張感)を得る。
※褒める場合は、信頼関係に繋がりますが、叱る場合は本人にプレッシャーを与えないように、注意する必要があります。
アサーティブ・コミュニケーション
2つ目は「アサーティブ・コミュニケーション」です。
聞いたことがある方もいらっしゃるのではないでしょうか？
アサーティブとは、「相手の意見を尊重しつつ、誠実に自分の意見を主張する」ために使われるコミュニケーションの方法です。
「アサーティブ・コミュニケーション」で心がけることは、次の3点です。
①率直かつ終始穏やかに言う
あくまでも、自分と相手は「対等な関係」という体を意識して発言することが重要です。
②「事実」「感情」「要求」を伝える
主観的な感情論でなく、客観的に起きたことを述べること。
③代替案を提示する
②を伝えた上で、今後どのように行動すべきか代替案を伝えること。
先ほどSBFフィードバックで用いた例を使って説明すると、このようになります。
【事実】
「この前依頼していたプレゼン用の資料作成の期日は昨日までだったね。間に合わなかったけど、昨日までの進捗報告も相談もなかった。
【感情】
私は相談がなかったことに対して悲しいよ。
【要求】
今後このようなことがないようにしてもらいたい。どうすれば良い？進捗具合を毎日定時に報告してもらうようにするのはどうだろう？」
客観的事実→自分の感情や要求を伝え→解決策を出しています。
このように話すことにより、自分の意見を伝えつつ、相手も尊重できているのではないでしょうか。
Iメッセージ
3つ目は「Iメッセージ」です。
伝え方には、「Youメッセージ」と「Iメッセージ」があります。
「Youメッセージ」とは、会話の主語が相手になっている伝え方です。
命令形や、語尾が「〜してください。」というような終わり方をする場合などです。
例.「この資料をまとめておいて。」
「ここの説明をしてください。」
このように話されると、聞き手によっては気持ちよく動けないかもしれません。
コミュニケーションを円滑にして、相手にも気持ちよく動いてもらうには「Iメッセージ」を心がけましょう。
これは、会話の主語が自分になっている伝え方です。
先ほどの例を、「Iメッセージ」に直して伝えてみましょう。
例.「この資料をまとめておいてくれると、(私は)助かります。」
「(私に)ここの説明をしてくれると嬉しいです。」
どう感じるでしょうか？
「Iメッセージ」の場合、相手は命令されて動くのではなく、自分の意思で行動に移せるようになります。
このように伝えることにより、自分の意思を伝えながら、相手に主体的に動いてもらえるのです。
自分で決断させる
最後は、「自分で決断させる」ことがマネジメントにおいて重要になってきます。
これまでの3つの伝え方は、こちらの意見を伝えるというものでした。
4つ目で、相手がどうしたいか、考えを聞いてみましょう。
例.
「この前依頼していたプレゼン用の資料作成の期日は昨日までだったね。間に合わなかったけど、昨日までの進捗報告も相談もなかった。私は相談がなかったことに対して悲しいよ。今後このようなことをしないために、どうすれば良い？進捗具合を毎日定時に報告してもらうようにするのはどうだろう？」
「この度は申し訳ございません。今後このようなことをしないために、毎日資料の進捗状況を報告するとともに、分からない点はC先輩に尋ねるよう心がけます。そして資料ですが、今日中には提出できます。」
「そうか、分かった。では、今日の定時までに必ず提出してくれるのを待ってるよ。」
今回の例では、相手がどうしたいか相手から聞き出しました。
こうすることにより、資料作成が「指示されてやること」ではなく「自分でやると決めたこと」になります。
自分でやると決めれば、より意識して責任感を持つようになるので、本人の成長も促せるのではないでしょうか。
スキルまとめ
以上が、4つの「伝えるスキル」でした！
それぞれをもう一度振り返ってみましょう。
①SBFフィードバック
話はSituatuion(状況)→Behaivior(振る舞い)→Feeling(感情)の順番で伝えると、理解が深まり円滑にコミュニケーションもとることができる。
②アサーティブ・コミュニケーション
話すときは、相手の意見を尊重しつつ、誠実に自分の意見を主張する。
③Iメッセージ
相手に命令して動くのではなく、自分の意思で行動に移ってもらうようにする。
④自分で決断させる
自分の言葉に、責任感を持たせる。
以上です。
これから部下(後輩)と話をする場合、これらのことを意識しながら話すとコミュニケーションが円滑になり、信頼関係もできると思いますよ！
＋αチャレンジ
これからは、より良い人間関係を築くために有効なアクティビティのご紹介です。
機会があれば、ぜひ試してみてください！
メンタリング天気図
一つ目は「メンタリング天気図」です。
これは、その名の通りメンタリングでも使われる手法です。
やり方は、「この一ヶ月を天気に例えると、どうでしたか？」と相手に尋ねてください。
そうすれば、相手は話したいことを意図的に話してくれるようになります。
これのメリットは、会話の内容が、「相手が話したいことしかない」という点です。これは、人間関係を築くにあたり効果的な上、会話の内容から悩み事などを引き出せることができます。
そして、次の二つはグループワークです。
組織内で機会を作って取り組んでみてください。話を聞いた側も、腑に落ちると思いますよ！
ヘリウムリング
出典：ネイチャーゲーム
研修などでよく使われる「ヘリウムリング」。
やり方は至ってシンプルです。
・フラフープを人差し指に乗せて、誰一人指が離れないようにフラフープを下げていきます。
ただのゲームに見えますが、実はこれ、「あなたが会社のことを考えているか」分かるゲームなんです！
なぜなら、これはチームプレーが肝心です。
他の人の動きを見て、自分だけ下がっていてもダメ。上がっていてもダメ。
全員が協力することが大事なんです。
これを会社の役割に例えると、
「自分が今のポジションを頑張れば、会社のためになると信じて頑張る。」人がいるとします。
これは間違いではありません。
しかし、周りが変化しても、自分は今の位置から動こうとしません。今の役割を変えようとしていません。周りの変化に対応できていないのです。
ヘリウムリングは、会社の変化に応じて、自分も変化が必要だと言うことを理解してもらうための取り組みです。
ホットシート
最後にご紹介するのは「ホットシート」です！
これは、難しい言葉で言うと、心理学の「好意返報性」を利用したものです。
好意返報性とは、人から「好き」とい好意を与えられると、自分も同じようにを好意を返したくなる法則です。
ホットシートはその法則を利用して、相手を恥ずかしがることなく褒め称えることです！
例えば月末に、チーム内で今月を振り返り、その人の良かった部分を書いて渡しましょう。
気恥ずかしいかもしれませんが、相手との距離が縮まること間違いなしです！
まとめ
以上が「部下のマネジメント方法・伝え方〜スキル編〜」です！
いかがだったでしょうか。
もしかしたら今回お伝えしたスキルを、普段から使っている人もいると思います。
難しいことは分からなくても、大事なのは「相手を思いやる気持ち」です。
今回の記事が、会社内だけでなく、皆さんの周りの人とのコミュニケーションに役立つと嬉しいです。
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