こんにちは！たくみです。
今回の記事は、「タスク管理術」についてです。
お仕事をされている皆さんは、普段の仕事内容の時間管理ができていますか？
勉強している学生の皆さんは、スケジュール通り勉強できていますか？
毎日とりあえず目先の仕事を片付けていませんか？
また、せっかく立てた予定を、急な仕事の追加や商談で変更することも多いのではないでしょうか？
せっかくスケジュールを立てても、思い通りにいかないと落ち込んだりイライラしてしまいますよね。
そのように感じた経験のある方は、これからご紹介する内容を試してみてください。
今回お伝えする内容を試してみれば、
・俯瞰的に1日のタスクが分かる
・時間の使い方を改めることができる
・より効率的に作業ができる
ようになります。
今回の記事は、
・タスク管理が苦手な人
・その日のスケジュールを出勤前に決めておきたい人
・そもそもタスク管理ってどうやればいいか分からない人
向けの記事となっています。
では、始めます。
まず初めに
4つのコツ
今回の記事は、4つのコツからできています。
コツ1：順番に設定すること
コツ2：項目ごとの時間を設定する
コツ3：バッファーを設ける
コツ4：リスクヘッジを忘れない
それぞれどのような意味なのか。後ほど詳しく説明していきます。
必要なもの
また、今回ご紹介する例は実際にスケジュール帳にタスクを記入していきます。
みなさんが実践される際は、紙のスケジュール帳でもタスク管理のアプリでも、使いやすいものを
ご使用ください。
※時間帯ごとにスケジュールを記入できて、1日の全体を見ることができる物をお勧めします。
今回は以下のようなスケジュール帳に書き込んでいきながら管理術をご紹介していきます。
コツ1：スケジュール帳に順番に設定していこう
タスク管理に必要なことは何か。
一つ目は、スケジュール帳に書くということです。
当たり前やないか！(バシッ)
とツッコミが来そうなくらい当たり前ですね。
ですが、真面目な話です。
あなたはいままで、どのくらいのレベルでスケジュール帳にタスクを書いてきましたか？
「仕事の内容だけ書いている」という人が多いのではないでしょうか。
これからご紹介する方法では、仕事以外の内容から記入して1日の生活スケジュールを決めます。
コツ2：時間を設定して書いていく
①決定事項から書いていく
まず最初にスケジュール帳に書くことは、1日のうちの決定事項からです。
具体的には食事の時間や移動時間、前々から決まっていた会議や商談などから記入していきます。
取ることが外せない内容を、まずスケジュール帳に当てはめましょう。
②仕事内容を具体的に
次に、その日の仕事内容を書いていきます。
単純に「仕事」と書いてもいいですが、より具体的内容を書けると良いでしょう(○時から○時まで資料作成、○時から商談～、など)
みなさんも、ここまでは書いているのではないしょうか。
ここからが、普段スケジュール帳に書いている内容と異なってくるでしょう。
③ルーティーン
次に書くのは「ルーティーン」です。
仕事外で毎日やることが決まっているもの・時間が固定されているものを記入していきましょう。
朝に必ずストレッチをする人はそれを書いて、夜寝る前に読書が習慣の人はそれを書き込みましょう。
堅い内容ではなく、「音楽を聴く」や「動画を観る」などの趣味を記入してもいいです。
④クリエイティブワーク
クリエイティブワーク、すなわち「夢のために使う時間」を次に書いていきます。
これは「スキルアップのための勉強をする時間」や「業界のニュースチェック」など、自分のスキルアップのための時間と捉えてください。
これはあくまでも私見ですが、毎日頑張って働いて成果を出すのは大切ですが、それだけで年を重ねるのはもったいないと思っています。
1日に10分でも自分磨きの時間を設けて続けていけば、積み重なって成長できるのではないでしょうか。
その自分磨きのために、クリエイティブワークの時間も1日のうちに行うべきタスクとしてスケジュール帳に書き込んでみましょう。
ここまでで1日のスケジュールが埋まりましたね。しかし、これだけではありません。
最後にもう一つ、これらのタスクに関してのフィードバックを行っていきます。
⑤フィードバック
フィードバックの内容は、「必ず毎日各項目に対して、予定と比べてどうだったか」を書いてみてください。
良かった点・悪かった点、「ここはもう少し長めにとれば良かった」「もっと短くてもいけた」など、何でも構いません。
それを毎日書き足していけば、どんどん1日のスケジュールが洗練され、タスク管理をより効率的に
行うことができます。(フィードバック内容を、その日限りの感想にするのではなく、その経験から次に活かしていってください。)
以上がスケジュール帳へのタスクの書き方のご紹介です。
1日のスケジュールを
決定事項→仕事内容→ルーティーン→クリエイティブワーク→フィードバックの順番に記入していくというものでした。
この内容を見ていかがでしょうか？
こんなに内容を詰めて、この通りに実行できるか自信がない…
と思った人もいるかもしれませんね。
そのような人のために、残り2つのコツをご紹介します。
コツ3：バッファーを持とう
実際にスケジュール帳に書いてみても、前の仕事が押してしまうことや、急に別の仕事が入ってしまうことなどありますよね。
そんなときのために、バッファーを持っておきましょう！
バッファロー？
バッファーです！
バッファーとはいろんな意味がありますが、ビジネス用語においては「ゆとりを持つこと」を意味します。
会議の予定が入っているとします。2時間で終わる予定ですが、念のために30分長く取っておきましょう。この30分がバッファーです。
資料作成をするとします。集中して本気出して他のこと一切やらずにこれだけに専念するのであれば3時間でできる内容ですが、余裕もって4時間取っておきましょう。
この1時間の余裕がバッファーです。
スケジュール外のことが起きても対応できるように、余裕を持ったタスク管理を意識しましょう。
リスクヘッジを忘れない
最後のコツは、リスクヘッジです。
例えば、スケジュール通りに行動していても、突然会議が入ったり、仕事が増えてしまうことがあるかと思います。
そんなときのための対応策を考えておきましょう。
例えば…
この日のスケジュールはこんな感じだけど、もし他に仕事が入ればこの資料作成は明日の午前に回そう。
などのように、仕事内容に優先順位をつけてみてください。
その日のうちに終わらせなければいけないタスク・1週間後までに終わらせれば良いタスクなどありませんか？
締め切りまで余裕があるものは、いざというときのリスクヘッジのために、違う日にやる計画を立てておいて良いかもしれません。
タスク管理のメリット
さて、これまでタスク管理のコツに関してご説明してきました。
正直、「ここまでやる？」くらいのクオリティーでご説明してきました。
しかし、ここまでやることにより、多くのメリットが生まれます。
どのようなメリットがあるのか、ご紹介していきましょう。
メリット①やることを考えなくてもいい
毎朝会社に出勤して、パソコンを立ち上げてから「さて、今日は何をやろうか。」と考えてはいませんか？
仕事の効率化の面では、この時間は「無駄な時間」に当てはまります。
あらかじめその日のタスク・スケジュールを決めておけば、「何をやるか考える」という無駄な時間を省くことができます。
メリット②バッファーもリスクヘッジもある「余裕」
もし仕事がはかどらなかったり、急な仕事が入った場合でも、その際の対応策を考えていれば「イライラ」せずに済みます。
上手くいかなかったときのことなんて考えなくていいです。それも考慮してスケジュールを組んでいるのですから。
メリット③時間枠を決めて効率UP！
「この仕事を今日中にやろう」と考えるか、「この仕事を4時間で終わらせる」と考えるかでは、生産性が違ってきます。
是非、「時間がもったいない」という感覚を持ってみてください。
メリット④自分のやること・やりたいことを可視化できる
タスクを書き連ねることによって、1日の自分の作業量が分かります。
そして、「自分がやりたいこと」にどれだけ時間を使えているかも見ることができます。
自分のスキルアップのため、クリエイティブワークの時間にあなたはどれだけ使うことができますか？
メリット⑤何より自信になる
自分で決めたタスクをマネジメントしていくと、それが充実感と自信に繋がっていきます。
スケジュール帳に書いたことを一つ一つこなしていくのは気持ちがいいですよ！
メリット⑥フィードバックが全ての成長につながる
これが最大のメリットだと自負しています。
毎日「良かった点」「悪かった点」を書いて1週間分溜めていく。
➡️その1週間分のフィードバックを、来週の管理の時に活用する
➡️それを繰り返していけば、毎週成長し続けられる
フィードバックを基に、それぞれのタスクを振り返り改善して、どんどんレベルアップしましょう！
以上、メリットの紹介でした！
まとめ
タスク管理の方法について書いてきましたが、いかがだったでしょうか？
「こんなに詳細に書けないよ」という人は、まずは1日の大まかな流れと仕事の時間、そしてそれに対するフィードバックだけでも書いてみてください。
最初はうまくいかなくても大丈夫。それだけでも充分フィードバックが得られて、自分の成長につながっていきます！
大事なのはフィードバックなので、これだけは毎日書いて、次の日・次の週に生かしていってくださいね。
以上で「タスク管理のやり方・コツ紹介」を終わります！
最後まで読んでくださって、ありがとうございました！
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